Das Mediationsverfahren gliedert sich in der Regel in fünf Phasen:

1. Erstgespräch und Vertrag

In einem Erstgespräch erläutert der Mediator die Mediation und informiert die Parteien über die Grundregeln und den Ablauf einer Mediation. Er lässt sich den Konflikt kurz darlegen, beurteilt danach, ob das Mediationsverfahren für die Beteiligten überhaupt geeignet ist und hinterfragt die Motivation der Parteien. In dieser Phase werden organisatorische und verfahrensrelevante Fragen geklärt, wie zum Beispiel die Frage der Honorierung. Die erste Phase ist beendet mit dem Abschluss des Mediationsvertrages über die Grundregeln der Mediation.

2. Themensammlung

In dieser Phase wird zunächst geklärt, worum es den Medianten genau geht, wo ihr Konflikt ist, wo Einigkeit besteht. Die für den Mediationsprozess wichtigen Informationen werden zusammengetragen.

Sodann werden die klärungsbedürftigen Themen aus beiderseitiger Sicht gesammelt und eine Reihenfolge der zu klärenden Themen festgelgt.

3. Konfliktbearbeitung

In dieser Phase wird der Hintergrund der Konflikte herausgearbeitet. Die Medianten erklären ihre Interessen und Bedürfnisse. Der Mediator bemüht sich ein wechselseitiges Verständnis der unterschiedlichen Sichtweisen herzustellen.

4. Lösungsmöglichkeiten/Optionen

Sind die Interessen gut herausgearbeitet, ist die Kreativität der Medianten gefragt. Mit Hilfe des Mediators werden Lösungsmöglichkeiten gesammelt im Wege eines Brainstormings. Anschließend werden diese Lösungsmöglichkeiten = Optionen auf die Realisierbarkeit hin überprüft und die Vor- und Nachteile abgewogen. Die Medianten verhandeln ihre zukunftsorientierte Lösung und suchen für alle akzeptable Regelungen. Am Ende dieser Phase werden die gefundenen Regelungen vom Mediator als Entwurf zusammengefasst oder als Zwischenvereinbarung festgehalten.

5. Abschlussvereinbarung

Die erzielten Ergebnisse werden in einer Gesamtvereinbarung festgehalten. Diese Gesamtvereinbarung beraten die Medianten dann mit ihren Beratungsanwälten. Dies sollte deshalb erfolgen, damit die Medianten in einer parteilichen Beratung Klarheit darüber erhalten, auf was sie in ihrer Lösung des Konflikts verzichtet und was sie mehr erhalten haben. Abschließend überträgt der Mediator die Vereinbarung in eine rechtsverbindliche Form, gegebenenfalls ist der Vertrag notariell zu beurkunden.